Temas tributarios y contables fundamentales para entidades del Régimen Tributario Especial

Por Compartamos con Colombia en asocio con su firma socia Posse Herrera Ruiz
 

Charla Compartamos 1 sobre temas tributarios y contables clave para entidades del régimen tributario especial, realizada el 16 de mayo de 2019.

Para las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), la comprensión de aspectos tributarios y contables puede resultar fundamental para que, por cuenta de los múltiples trámites y procesos, no se vea afectado el objeto social o el funcionamiento mismo de estas organizaciones que tienen el propósito de contribuir a la transformación y el desarrollo del país.

Comprendiendo esta situación y la relevancia de mantenerse actualizado en estas temáticas, Compartamos con Colombia y su firma socia Posse Herrera Ruiz, realizaron el 16 de mayo de 2019 la primera Charla Compartamos sobre estos aspectos. Los expertos invitados a esta charla fueron los abogados Juan Guillermo Ruiz (socio de la firma y uno de los más importantes tributaristas del país), Jaime Enrique Gómez, Felipe Pardo y Camilo Abondano.

En esta nota, compartirnos algunos de los temas claves abordados en este conversatorio, esperando que sirva como guía básica para las entidades del Régimen Tributario Especial:

Un aspecto básico: una contabilidad organizada y adaptada

Parece una obviedad, pero es fundamental que una ESAL mantenga una contabilidad organizada y esto pasa por un reconocimiento claro de sus ingresos, egresos e inversiones. Y no solo esto, las Entidades Sin Ánimo de Lucro deberían, también, adecuar sus políticas fiscales, comprendiendo que el marco técnico contable está creado para organizaciones de carácter comercial y que deben empezar por adaptar sus políticas contables a su realidad cotidiana.

Por ejemplo, las ESAL deben considerar que existen ingresos contables, como lo son valoraciones de mercado, de estudios de estimaciones contables, de deterioros, de reversiones de deterioro, de mediciones de inventario, de llevar a valores de mercado un edificio o un vehículo recibido, que no son ingresos fiscales y que no deberían ser incluidos en sus trámites tributarios.

En este sentido, las ESAL deben definir una política contable que las conduzca, en la medida de lo posible, a tener las menores diferencias posibles entre los saldos disponibles para reinversión y el excedente neto proyectado en materia financiera y, sobre todo, en materia tributaria.

Un tema importante: las donaciones

Sobre las donaciones

La concepción civil de donación habla de una transferencia a título gratuito, irrevocable e incondicionado. Pero, la misma reglamentación que tienen las Entidades Sin Ánimo de Lucro que pertenecen al Régimen Tributario Especial, prevé que haya donaciones que no son ni irrevocables ni incondicionales, sino por el contrario, que son revocables y que tienen condiciones. Conviene hacer esta diferenciación para entender algo que explicaremos más adelante sobre las donaciones condicionadas.

Por otra parte, es fundamental para las ESAL tener claro el origen de todas sus donaciones, de manera que no existan problemas legales más adelante. En el caso de donaciones masivas en eventos, es muy difícil establecer quiénes son los donantes, pero cuando hablamos de donaciones específicas ofrecidas por una persona natural o jurídica, siempre es importante hacer un rastreo de los recursos y que los mismos no provengan de actividades ilegales.

Además, conviene destacar que, si una donación supera los 50 salarios mínimos legales vigentes, uno de los requisitos previos a la donación es hacer una insinuación notarial, en la que el donante certifica que está en pleno uso de sus facultades y que dicha donación tiene un interés sano; es decir, que no tiene pretensión de afectar a terceros (como por ejemplo alguien que esté buscando insolventarse para no responder por obligaciones). Conviene aclarar que este requisito no aplica para donantes con sede en el extranjero, pues en estos casos se debe revisar la normatividad del país desde el cual se originan los recursos. Como anotación final, se plantea que este acto notarial debería, para efectos de registro, tomarse como un acto sin cuantía.

Sobre las donaciones condicionadas

Como se decía previamente, conviene destacar que cuando se reciben las donaciones, estas pueden estar condicionadas a la realización de un hecho. Por ejemplo, alguien puede donar un dinero a una ESAL e imponer la condición de usarlo en un acto específico. Generalmente, cuando la donación está condicionada, implica que contablemente no se reconozca la donación como un ingreso, sino que se reconozca dentro de los pasivos, de manera que a medida que se cumpla la obligación por la que se reciben los recursos, debería representarse gradualmente como ingreso contable y fiscal. Ese es un punto que no es menor y que hay que estudiar siempre que se reciben este tipo de recursos.

Nota sobre este aspecto:
El Régimen Tributario Especial no deja espacio para la duda, pues dice textualmente que “en la medida en que la donación condicional se vaya cumpliendo o se cumpla en su totalidad, esta se reconocerá como ingreso. Los rendimientos que genere la donación se reconocerán como ingresos”.

Sobre las donaciones en especie

Conceptualmente, el Régimen Tributario Especial hace a las ESAL contribuyentes y solo las excluye de esta condición en la medida en que los excedentes determinados cumplan con las condiciones de reinversión en unos plazos, con ciertas características. Pero, es muy importante definir que ese excedente debe parecerse a la caja disponible para reinvertir, porque nada es más complejo que tener la obligación de reinvertir sin tener la caja correspondiente para esto. Este caso sucede es muy común con las donaciones en especie: ¿Cómo se manejan estas donaciones, que generan excedentes, pero no caja disponible para reinvertir?

Este tema es particularmente crítico para las ESAL y por eso se deben evaluar este tipo de donaciones y su real contribución al objeto meritorio de la organización.

Inversiones: un caso común en las fundaciones empresariales

Normalmente, las fundaciones empresariales reciben una parte de la participación en la empresa para fondear su operación. Esta participación les genera ingresos por dividendos, a los cuales no se les debe aplicar retención en la fuente. Es un aspecto importante que deben tener en cuenta las ESAL que tienen inversiones y reciben dividendos por las mismas.

El manejo de los egresos

Respecto a los egresos, conviene que las ESAL puedan diferenciar muy bien cuáles se realizan con ingresos de un año u otro. Este caso lo ejemplificaremos para facilitar su comprensión: un teatro recibe cinco millones de pesos como donación no condicional en el año 1; por lo tanto, tiene un ingreso de recursos por ese valor (que desde el área contable debe incluirse en el patrimonio y diferenciarse claramente del resto de recursos y que fiscalmente debe considerarse un excedente). Ese dinero solo es invertido en el año 2 para realizar una obra de teatro. Ese mismo año 2, el mismo teatro recibe del mismo donante la misma cantidad de dinero. Entonces, contablemente, el teatro habrá recibido cinco millones y habrá gastado cinco, por lo cual las cuentas estarían en cero. Pero, fiscalmente, la norma dice que el egreso en la utilización de la donación del año inmediatamente anterior, no constituye egreso de este año. Esto debe tenerse muy claro y se deben controlar estas diferencias, pues el excedente fiscal funciona de manera distinta para este caso.

En resumen, todo control contable debe ser especialmente cuidadoso en dos aspectos: los movimientos y los aspectos fiscales. En ese control financiero fiscal está la clave para evidenciar cuándo aplica la exoneración tributaria. Lo que parece simple con un solo excedente se complejiza y en ese control riguroso está la tranquilidad de que en una visita de la autoridad tributaria los excedentes correspondan a los periodos correctos.

Un tema polémico: los gastos no procedentes

Esto es fundamental tenerlo presente: los gastos no procedentes de una ESAL, independientemente del resultado del excedente, son gravados automáticamente. Es decir, una ESAL puede tener balances negativos (pérdidas) y si tiene gastos no procedentes en su año fiscal, deberá pagar impuestos por ellos. Para los expertos de Posse Herrera Ruiz esto constituye un “atropello” pues la tributación debería impactar en los excedentes. Sin embargo, la norma así lo determina.

Una pregunta de cierre
¿Podría una ESAL salir del Régimen Tributario Especial?

Sí, el Régimen Tributario Especial aplica solo para aspectos fiscales y la naturaleza de la Entidad Sin Ánimo de Lucro es para efectos civiles. La entidad puede salir por voluntad propia, por ser rechazada en la calificación o por no hacer la actualización anual obligatoria.

Naturalmente, hay un quiebre porque una entidad comercial tiene una relación de causalidad, costos y gastos, que en una Entidad Sin Ánimo de Lucro no se da. Por lo tanto, no sería coherente que una ESAL este por fuera Régimen Tributario Especial, mucho menos aún por deseo propio. Lo que busca la DIAN con esto es evitar que organizaciones que parecen ESAL, pero no lo son en la vida práctica, estén en este Régimen.

Mira algunas fotografías de este evento aquí.

Presentación usada en la Charla Compartamos: