Recomendaciones clave para poner en práctica la gestión del conocimiento en organizaciones sociales
Gestión documental y memoria histórica: Tener documentos sistematizados, organizados y accesibles permite que la organización siga funcionando, sin importar quienes la compongan. Además, una buena gestión documental facilita la eficiencia y la innovación, evitando que se “empiece de cero” cada vez.
Tips para ponerlo en práctica:
- Estandarizar la forma de guardar documentos. Por ejemplo, definir buenas prácticas como el uso de carpetas por temas o proyectos u homogeneizar la nomenclatura para guardar los documentos. Así, se puede potenciar el uso de herramientas como SharePoint para organizar y facilitar búsquedas.
- Promover una cultura donde todo se guarda en la nube y no en los computadores personales. Esto evita que se pierda información valiosa cuando hay cambio de personal o de equipos físicos. Para facilitar la búsqueda de la información, se puede dividir entre documentos de trabajo y entregables finales.
- Guardar archivos en formatos editables (como PPT o Word) en vez de PDF. Esto permite que otros miembros del equipo puedan reutilizar plantillas o formatos útiles o actualizarlos fácilmente.
- Después de cada proyecto, estandarizar el proceso para cargar documentos relevantes (tanto misionales como administrativos) en espacios compartidos dentro del equipo.
Sobre las lecciones aprendidas y la mejora continua
Aprender de lo que se ha hecho permite no repetir errores, optimizar procesos y, sobre todo, construir una cultura orientada hacia la innovación y la mejora continua.
Tips para ponerlo en práctica:
- Crear espacios breves y frecuentes para compartir aprendizajes en equipo. Esto, con el fin de que las lecciones aprendidas y oportunidades de mejora puedan transferirse entre iniciativas y proyectos y contribuyan al aprendizaje colaborativo al interior de la organización.
- Documentar los aprendizajes, logros, errores y sugerencias de mejora al final de cada proyecto o iniciativa. Esto se puede realizar en los mismos espacios de cierre en los que se acompaña la gestión documental.
- Fomentar la cultura ágil, donde se incentive la innovación y la experimentación con prototipos pequeños y de bajo riesgo, que permitan probar ideas en entornos controlados y a menores costos. Esta metodología, que gira en torno a la iteración, la resiliencia y el aprendizaje puede contribuir a un cambio de la cultura organizacional, donde se disminuya el miedo al error y las lecciones aprendidas de mejora se perciban como oportunidades de mejora.
- Empezar a medir. Muchas veces, las organizaciones sociales no realizan mediciones porque piensan que necesitan evaluaciones complejas. Sin embargo, empezar a recopilar datos de procesos y resultados puede dar una base para mejorar y posicionarse a través de la comunicación efectiva. Si no se identifica qué está funcionando (y que no) con datos reales, nunca se podrá intervenir para mejorar los procesos y escalar el impacto.
- Identificar y visibilizar casos de éxito, para, no solo documentar lo que se ha hecho, sino lo que ha funcionado especialmente bien. Crear un repositorio de experiencias exitosas, con información sobre qué problema se resolvió, cómo se hizo y qué resultados se obtuvieron, puede ayudar a la referenciación interna en el equipo. Además, se puede utilizar para la construcción de piezas de comunicación que fortalezcan la incidencia y el posicionamiento frente a aliados y financiadores.
Las rutas de aprendizajes y formación del equipo
Muchas veces el conocimiento ya existe al interior de las organizaciones, pero no se comparte. Tener claridad sobre los conocimientos y habilidades que debe tener cada persona dentro de la organización puede orientar las rutas para que lo aprenda, contribuyendo al fortalecimiento del equipo y la organización.
Tips para ponerlo en práctica:
- Crear materiales simples para compartir metodologías y procesos con el equipo actual y las personas de nuevo ingreso. Esto favorecerá una “nivelación” de conocimientos y habilidades al interior del equipo.
- Organizar los insumos clave en un repositorio virtual o biblioteca interna, lo cual podrá incentivar que las personas, por su cuenta, profundicen en los temas de su interés o que necesiten para proyectos específicos.
- Identificar tendencias y temas emergentes para formar al equipo y mantenerlo actualizado. Este esfuerzo se puede conectar con un mapeo de lo que esperan grupos de interés clave, como donantes, aliados o comunidades beneficiarias.
- Activar el conocimiento que ya existe dentro del equipo. Muchas veces, hay personas al interior del equipo con experiencia valiosa en temas específicos que pueden aportar al aprendizaje colectivo a través de diferentes mecanismos como charlas internas, talleres o mentorías cruzadas.
Compartir el conocimiento
La información y el conocimiento al interior de la organización puede ser de gran utilidad para el ecosistema. Además, resulta una ganancia en doble vía, dado que socializar el conocimiento puede contribuir.
Tips para ponerlo en práctica:
- Producir conocimiento alineado con el propósito de la información y acorde con las tendencias del ecosistema. Alinear explícitamente las demandas del sector con la propuesta de valor de la organización puede contribuir al posicionamiento y la atracción de clientes.
- Utilizar la producción de conocimiento interna para participar en eventos, redes y espacios colaborativos. Estos no solamente permitirán el intercambio de saberes, sino que posicionará la organización como un referente.
- Promover la co-construcción de nuevas soluciones para problemáticas comunes, lo cual podrá escalar el impacto y la incidencia a través del conocimiento.
En una organización social, la gestión del conocimiento no debe ser vista como un trámite administrativo ni como algo opcional. Por el contrario, debe convertirse en una herramienta clave para sostener el propósito, fortalecer al equipo y potenciar el impacto. No se trata de grandes inversiones ni dedicaciones de tiempo, sino de una transformación de la cultura organizacional hacia usar lo que ya se tiene, compartirlo y ponerlo al servicio de las causas que se buscan transformar.
